E-Mail Archivierung

Ab dem 1. Januar 2017 gelten für den geschäftlichen E-Mail Verkehr die “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” in verschärfter Form. Das bedeutet für Sie als Unternehmer konkret, dass sie Ihre geschäftlichen E-Mails archivieren müssen. Wie genau sieht das aus?

• Alle geschäftsrelevanten E-Mails müssen archiviert werden.
• Die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsprozesse muss nachvollziehbar sein. Wie die E-Mails in das Archiv gelangt sind, wer sie archiviert hat und wer Zugriffsrechte hat, muss nachvollziehbar und prüfbar sein.
• Die geschäftsrelevanten Mails müssen geordnet gesammelt werden. Es ist also nicht im Sinne der GoBD, dass der Benutzer entscheidet, welche Mails relevant für einen Geschäftsvorfall sind und welche nicht.
• Die Aufbewahrungsfristen entsprechen denen von gedruckten Dokumenten.
• Eine angehängte PDF Rechnung auszudrucken und in Papierform zu archivieren ist also nicht formgleich und damit nicht gesetzeskonform archiviert.
• Das Archiv muss zukunftssicher sein, d.h. es muss gewährleistet werden können, dass die gesicherten Mails auch noch am Ende der Archivierungsfrist gelesen werden können.

Wir können Ihnen aufzeigen, wie die E-Mail Archivierung in Ihrem Hause aussehen muss, um alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Wir beraten Sie im technischen, als auch organisatorischen Bereich, damit Ihre Veränderungen schnell und effizient ausgestaltet und umgesetzt werden können.

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